Dans beaucoup de commerces en RDC, on vend en francs congolais, on achète en dollars et on note les dettes dans l'une ou l'autre monnaie selon le client. Résultat : en fin de mois, il est difficile de savoir si l'on a vraiment gagné de l'argent. Voici cinq règles simples pour garder le contrôle.
1. Fixer un seul taux du jour pour toute l'équipe
Si chaque vendeur applique « son » taux, deux clients peuvent payer le même produit à des prix différents, et la caisse ne correspond jamais aux ventes. Décidez chaque matin d'un taux USD/CDF unique, écrivez-le là où tout le monde le voit, et utilisez-le pour toutes les ventes de la journée.
2. Donner à chaque produit une monnaie de référence
Un produit acheté en dollars (une boisson importée, un médicament) gagne à avoir un prix de référence en dollars ; un produit local peut rester en francs. Le prix dans l'autre monnaie se calcule ensuite avec le taux du jour. Vous évitez ainsi de vendre à perte quand le taux bouge.
3. Séparer la caisse CDF et la caisse USD
Mélanger les deux monnaies dans un seul total fausse les comptes. Comptez séparément les francs et les dollars, et faites de même pour l'argent reçu par Mobile Money ou par banque. Le soir, chaque caisse doit correspondre à ses propres ventes.
4. Noter chaque dette dans sa monnaie d'origine
Un client qui doit 10 dollars doit 10 dollars, pas « environ 23 500 francs ». Notez la dette dans la monnaie de la vente, avec la date. Vous éviterez les discussions au moment du remboursement.
5. Calculer le bénéfice après les dépenses
Le chiffre d'affaires n'est pas le bénéfice. Transport, loyer, salaires, électricité : déduisez chaque dépense, dans sa monnaie, pour connaître ce que le commerce rapporte réellement.
Et avec un logiciel ?
Ces règles se tiennent sur un cahier, mais elles demandent beaucoup de rigueur. Un logiciel comme DBM les applique automatiquement : le propriétaire fixe le taux du jour, chaque produit a son prix en CDF ou en USD, la caisse sépare espèces, Mobile Money et banque, et les dettes clients restent dans leur monnaie.